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Muitos dados, mas pouca informação…

Muitos dados, mas pouca informação…

Muitos dados, mas pouca informação…

 

Receber relatórios de diversas áreas e muitas vezes ao analisar o conteúdo, inconsistências são identificadas e nos gera insegurança para tomar decisões. Se você já passou por situações desta natureza em sua empresa, saiba que é mais comum do que você possa imaginar…

Contextualizando o cenário, desde a década de 1990, as empresas vem passando por um processo de informatização, mas quase 30 anos depois, nos deparamos ainda com reflexos desta evolução que passa por seis fases distintas:

Fase 1: Não informatizada:

Nesta fase, a empresa já possui os processos estabelecidos, mas com controles totalmente manuais, onde investe muito tempo para manter a empresa operacional. Normalmente as pessoas se sentem seguras, pois dominam os processos e sabem exatamente onde obter as informações. Em contrapartida, qualquer informação necessária, normalmente consome muito tempo para ser processada.

Fase 2: Processo de informatização:

Neste momento, além dos processos continuarem da forma relatada na fase anterior, os envolvidos precisam pensar sobre uma nova forma de trabalhar, agora suportados por um sistema integrado, onde os trabalhos redundantes serão eliminados e as pessoas passam a não ser detentoras dos dados e a insegurança passa a reinar. Momento estrutural de vital importância mas em contrapartida, muito crítico e todos os esforços devem ser dedicados à fazer com que as pessoas “pensem fora da caixa”, e possam visualizar os benefícios para superar esta fase, onde irão deixar um processo em que se sentem “seguras” e passarão a trabalhar suportados por um sistema e no momento inicial a sensação será de “insegurança”.

Fase 3: Consolidação do sistema informatizado:

Agora tudo está conturbado, as pessoas já estão trabalhando em um novo processo, mas ainda sem domínio da situação e a sensação de insegurança ainda reina. Muitas transações nesta fase, podem ocorrer de forma incorreta exatamente pelo fato de as pessoas ainda não possuírem domínio do processo e não conseguirem visualizar o reflexo do seu trabalho. O foco agora deve ser em capacitação, monitoramento e manter foco no objetivo para garantir a superação desta fase, que talvez possa ser a mais complexa.

Fase 4: Consistência dos dados:

Em decorrência da fase anterior, agora os dados produzidos são de baixa consistência e após a consolidação do novo processo, precisam ser higienizados, ou seja, corrigir e limpar as inconsistências para que as informações geradas possuam coerência. Mais uma vez, as pessoas envolvidas passam a questionar a aderência do sistema e novamente gera insegurança, mas o fato gerador desta situação pode ser minimizado, mas raramente eliminado, ou seja, também será necessário uma grande dedicação para superar esta fase.

Fase 5: Formatação das informações:

Com os dados higienizados, as informações surgem através de relatórios e as pessoas começam a se sentir seguras. Nesta fase, a sensação do “valeu a pena” começa a fazer sentido, mas agora,inicia-se um novo desafio. Muitas informações setorizadas sem uma correlação direta de causa e efeito, passam a ser equiparados aos dados brutos, ou seja, ocorre muita perda de tempo analisando os dados e pouca informação concreta para subsidiar a tomada de decisões. Importante nesta fase, selecionar quais seriam as informações realmente relevantes para serem analisadas.

Fase 6: Estruturação dos indicadores:

Na fase final, de posse das informações selecionadas e apuradas, deve-se estruturar os indicadores de desempenho, cuja característica principal é a existência de fórmulas mais complexas para seu cálculo que preconizam, no mínimo, uma razão (divisão matemática) entre duas informações. Se não houver uma divisão entre duas informações, então ainda não existe um indicador genuíno, apenas uma informação ou número puro. Os indicadores são fundamentais para demonstrar a performance do negócio de forma objetiva para subsidiar tomada de decisões rapidamente.

 

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Thiago Wilker Lima

Empresário, Engenheiro de Telecomunicações e Especialista em Sistemas de Informação